会计资料无纸化探讨

中国太平洋保险(集团)股份有限公司 程 松

财政部在2013 年发布的《企业会计信息化工作规范》(以下简称《规范》),首次提出了“会计资料无纸化”,对企业内外部取得的电子会计资料在符合一定条件的情况下免于生成书面资料,实现了对传统会计理念的重大突破。本文对保险公司实施会计资料无纸化进行探讨。

一、会计资料无纸化背景

(一)保险电子商务迅速发展

电子商务的快速发展改变了传统交易方式,催生了大量电子原始凭证,保险行业也不例外。2014年太平洋寿险联合江苏省地税局设计、研发出“国内首张税务验证电子发票”,标志着保险业首次实现保险投保流程的电子化、数字化和无纸化,具有里程碑式的意义。对于电子保单、电子发票如何进行核算、如何存储保管,是会计人员面临的新课题。

(二)保险公司业务财务一体化

近几年保险公司在信息系统建设上投入较多人力物力,切实提高了营运效率,有效支撑了业务发展。

保险公司大力推行业务财务一体化,将承保、理赔、再保、投资和行政等各个业务管理系统与财务核算系统紧密对接,逐步实现从业务发生伊始到会计核算完成的系统化操作。会计核算所需要的原始凭证通过系统直接从企业内部或外部获取,然后自动生成记账凭证、自动登记账簿、自动生成报表。大量业务从发生开始已没有书面单据,这是会计资料无纸化的现实要求。

(三)存储技术不断发展与应用

随着存储技术的日趋成熟,档案电子化成本已大幅降低。目前主要有缩微技术和光盘技术。缩微技术是一种涉及多学科、多部门、综合性强且技术成熟的现代化信息处理技术。光盘技术是通过扫描仪将纸质档案扫描成计算机可识别的数字影像。经过专业的影像处理软件,实现影像的清晰化和最佳可视化,通过档案管理软件建立好索引后,将处理后的数据通过光盘、硬盘或磁盘等介质进行保存。光盘技术相比缩微技术成本更加低廉、操作相对简单,可以实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流以及远距离传输等,已成为档案电子化的主流技术。

(四)相关法律法规日臻完善

会计资料无纸化的难点之一是会计资料的真实性。电子签名认证的应用推广打破了这一瓶颈。每项电子数据附带电子签名,然后由独立于签名人和依赖方的第三方认证机构审核交易双方身份,核发数字证书,保证交易双方身份的确认、交易数据的保密和完整,从而解决电子数据真实性的问题。我国已发布《电子签名法》,规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”,这为电子签名的有效性提供了法律保障,也促进了电子金融、电子政务和电子商务的发展。从而支持会计资料无纸化的法律环境也日臻完善。

(五)绿色环保、资源节约的趋势

保险公司每日产生大量的电子会计资料,若将其书面打印、保管、装订,将耗用巨量纸张、油墨、设备、能源、场地和人员等成本,并且纸质会计资料不便于查询调阅,对于交易量大、分支机构多、会计资料多的保险公司来说运营成本高、管理效率低,不符合全社会节能环保、绿色发展的主流。

二、会计资料无纸化探讨

(一)流程设计

会计资料无纸化并不是简单地取消打印纸质凭证,而是一项整体考虑、统筹改造的系统工程。内部会计资料无纸化需要满足日常性、原生性、可查询、防篡改、可备份、可索引等要求。外部会计资料无纸化还需要可靠的电子签名以及经过第三方认证等要求。保险公司的会计信息来自保险、投资、行政等各大业务板块,要实施会计资料无纸化,必然涉及前端业务流程设计、业务系统改造以及后端财务、档案系统的改造与创建等。如果未进行系统考虑,容易带来流程、系统的设计缺陷,埋下潜在风险。

( 二) 数据安全性

首先是数据失真风险。由于Internet 本身的开性以及网络黑客、竞争对手的非法截取或恶意修改,使会计信息在传递过程中失真。其次是数据泄露风险。保险公司会计信息涉及大量客户信息、商业机密,在电子会计资料的流转过程中,任何环节的内控失效或技术失灵都可能造成泄密,给保险公司声誉带来严重影响。再次是数据损坏风险。电子会计资料以磁介质、光电介质存储,一旦存储设备出现问题,如火灾、水灾、灰尘甚至病毒等,会造成数据丢失或损坏。四是数据失效风险。企业信息化管理系统不断升级,从单机版、局域网版财务软件升级到网络版的高度集成管理信息系统,数据格式、数据接口会发生变化,数据库加密方式也会不同。现行管理信息系统不一定兼容以前版本或其他开发商管理软件,导致以前的会计信息无法及时录入现行的信息系统,而隔代保存的会计档案更无法兼容。因此,以前的会计凭证在现行系统中可能无法查询,即会计档案面临不完整和失效的风险。

(三)会计监督变化

保险公司是受严格监管的行业,需要接受多机构、多层面、多角度的监管。因此会计资料被检查的频率、范围和程度都较高。同时按照保监会要求,保险公司还需要建立内部审计、合规队伍,也会对会计资料进行监督检查。随着保险公司财务集中力度加大、财务系统化程度提高、会计资料无纸化推广,内外部的会计检查也将不再能够获取全套纸面会计资料。这种情况下需要保险公司考虑如何为会计监督工作提供必要的帮助和支持。

(四)会计人员观念束缚

不少会计人员对电子会计数据是否安全可靠有怀疑,仍倾向采用“落字为据”的传统做法,不愿意利用新技术、新方法提高会计资料管理效率。从而使得会计资料无纸化的进程受到影响和阻碍。

三、会计资料无纸化对策措施

(一)严格方案的设计与执行

首先,需要建立实施组织保障。会计资料无纸化涉及业务、财务、IT、行政、合规、审计等多个部门,需要建立多方参与的项目小组,建立项目事前分工、事中控制和事后评审的机制,有序推进项目的开展。

其次,需要对保险公司业务和会计资料种类进行梳理,区分日常业务和非日常业务,结合业务特点划定会计资料无纸化类别,从源头进行流程、系统的闭环设计,避免系统性的缺失缺陷。其中,保费缴纳、收入生效、赔款给付、佣金手续费提取、资产折旧摊销等均属于保险公司日常业务。原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表和银行对账单等属于常规会计资料。需要统筹加以考虑。

再次,建立技术保障。需要开发电子备份系统、索引系统、查询系统、档案系统、打印系统等一系列新系统、新功能。同时增进与外部银行、供应商、交易所等的沟通,探索外部原始凭证电子化的可行性,使会计资料无纸化得以系统落实。

第四,采取“先部分业务、部分模块、部分机构、后分批推广”模式,加强系统测试与校验,聘请内外部专家进行评审, 在运行稳定前提下推广。

(二)强化数据安全内控机制

首先,健全计算机机房管理制度,如安全防范措施,限制非授权人员接近计算机等主要设备和档案,采取把守重要通道或电子锁、指纹核对、用计算机控制进出并记录进出人员姓名和时间等措施。

其次,建立账号权限管理制度。应对使用、修改、查询等系统权限进行安全性设置,对于影像件查询的范围进行角色权限控制。在信息管理系统中运行数据防护功能,调用文件时登录用户名、密码,并自动记录日期、使用方式和使用结果,修改数据和文件也是如此,还要登录备案。当有非授权用户企图登录或口令错误超过限额,系统会锁定,冻结此用户标识,记录有关情况并报警。

第三,及时更新系统安全防卫技术,给计算机系统加上电磁屏蔽,防电磁辐射和干扰,采取防火墙预防病毒,开启杀毒应用程序的实施监控功能,及时清除已感染的数据文件。在会计资料形成和传输的过程中运用数据的加密技术,防止泄密。

(三)开发查询工具,加强宣传沟通

由于会计资料无纸化后不再生成纸质资料,需要提供方便快捷的查询工具,详细具体的查询手册,并对内外部审计人员进行必要的培训宣传,帮助其改变检查方式。特别是加强沟通,让其了解会计资料无纸化有助于开展远程电子检查、扩大检查范围,提高检查精准度,节省检查成本。

(四)加强会计人员培训转型

通过培训使得会计人员了解会计资料无纸化的便利,防范可能存在的风险,同时重新定位会计工作,了解新技术、新方法,从原来的凭证打印装订保管转型为系统设计、测试、检查和财务分析等,解放会计人员生产力,提高会计工作效率。

编辑: 彭秋龙

浏览次数:  更新时间:2015-09-01 20:19:24
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